직장인들은 사내에서 사용하고 있는 메신저를 통해 주로 소통하는 경우도 있지만 메일을 통해서 소통하기도 합니다.
더불어 메일은 외부 업체와 커뮤니케이션할 경우에는 더욱 빈번히 사용됩니다. 이 경우 메일을 통해서 얼마나 센스 있고 예의 있는지 판가름 나는 경우가 많은데요. 어떤 식으로 작성하면 좀 더 매끄럽고 상대방에게 센스 있게 보이는지 알아보겠습니다.
메일 보낼 시 체크 리스트
메일을 보낼 때 기본 양식만 잘 갖추어 보내도 반이상은 간다는 소리를 들을 수 있습니다. 다음 체크리스트를 통해 메일 보내기 전 반드시 검토한 뒤 메일을 보내는 것을 추천드립니다.
▶[메일 보내기 전 확인 체크리스트]
수신 : 수신사 = 행위 대상자
참조 : 동등한 레벨로
제목 : 전체 내용을 함축해야 한다. 말머리로 목적을 알기 쉽게(ex : 요청)
인사말 : 회사 문화에 맞추어서 작성
시작 : 간결하고 제목과 같은 맥락으로 작성
본문 : 구구절절 내용을 늘어놓기보다는 양식을 만들어서 작성
끝맺음 : 요청하는 바와 함께 끝인사를 한다.
메일은 수신하는 입장에서 작성할 것.
막상 메일을 보낼 때 발신하는 화자의 입장에서 메일을 보내는 경우가 많습니다. 그렇다면 생략되는 내용이나 구구절절 내용들을 길게 나열하는 경우가 빈번하게 발생합니다. 이런 경우는 메일을 받는 수신자를 고려하지 않고 메일을 작성하였기에 발생합니다.
내용을 빠뜨리지 않고 전달하면서 길게 늘어뜨려 내용을 인식하는데 어려움을 주는 것은 피합니다.
첨부파일 참조라고 내용 적시 (메일 내용에 참조라고 작성하지 않으면 확인하지 않는 경우 발생)
첨부 파일 확인 (메일 보내기 전 다시 한번 확인)
회신 기한이 있으면 제목에 기입 / 중요한 내용은 색깔이나 볼드체로 강조
모두 작성하고 다시 한번 검토 (빨리 보내는 것보다 놓치는 정보 없지 정확히 보내는 것이 중요합니다.)
업무/ 비즈니스 이메일의 구조
사회에서 전달되는 이메일은 정해져 있지는 않지만 특정한 구조를 가지고 있습니다. 구조는 다음과 같습니다.
제목> 인사 > 아이스브레이킹 > 용건 요약 > 본 내용 > 마무리
제목 :본 내용에 맞도록 작성 ( 회사명 / 프로젝트명 / 버전 )
인사 :메일 서두에 담당자 이름이 누군지 밝혀야 합니다.
안녕하세요 ~팀장님 이후 나의 이름과 직책과 소속을 밝힙니다.
아이스 브레이킹 : 날씨 / 공휴일을 주제로
용건 요약 : 메일 서두에 메일을 보낸 목적을 밝힙니다.
본 내용 : 내용이 길어질 경우 넘버링, 단락 구분
마무리 : 감사합니다.라고 끝을 맺습니다.
위와 같은 메일을 보내는 법을 확인하여 보낸다면 받는 수신자는 내용을 보다 더 명확하고 깔끔하게 알아볼 수 있고 보내는 발신자도 센스 있게 메일을 보낸다는 평을 들을 수 있을 겁니다.
